构建中职学校后勤信息化管理平台的思考

近几年国家对职业教育的重视，并出台相应的政策扶持文件，职业教育迎来一个快速发展的时机，发展职业教育是推动经济发展、促进就业、改善民生、解决“三农”问题的重要途径，是缓解劳动力供求结构矛盾的关键环节。学校在进入快速发展轨道同时，不但要有一流的教学，也要有一流的后勤服务和管理做支撑。构建后勤信息化管理平台，是提升后勤管理模式，及时掌握后勤动态，落实更好为广大师生服务的有效途径。
    一、构建后勤信息化管理平台的意义
    随着信息技术与网络技术发展的逐步成熟，以B/S架构为基础构建后勤信息化管理平台有助于提高后勤管理水平、提高工作效率、提升无纸化办公、推进节能减排，建设节约型后勤、服务化后勤。同时通过信息化平台搜集相关的信息，为领导决策提供大量的数据，以便进一步提高管理水平。后勤工作实现信息化管理是与当前教育发展趋势相适应的。
    二、当前学校后勤管理工作的现状、问题及信息化解决措施
    结合本校实际工作情况，后勤管理工作大致归纳为五个方面，一是食堂监督管理、二是公物维修管理、三是宿舍水、电、气管理、四是固定资产管理、五是日常物资采购管理等内容。
    （1）食堂监督管理
    现状：目前我校食堂通过招投标的形式引入专业餐饮公司社会化运作，食堂大宗物资的采购实行定点采购原则，同时定期对食堂原材料供应商的资质文件及商品检验报告存档登记造册，在日常的采购管理中要求食堂采购人员做到每笔采购必须索据，做到对食材来源有据可查、落实食品安全溯源，做好日常采购的台帐。
问题：食堂社会化运作，虽然好处多多，但仍然会存在诸多问题。餐饮企业为追求利润最大化，在原材料上以次充好，不定点采购等都为学校食堂安全埋下安全隐患；同时，食堂原材料采购时间的不稳定性也为食堂监督管理带来难度，个别食堂餐饮企业，利用学校工作时间上的漏洞，打时间差，选择管理人员不在校时采购原材料，从而以此来逃避学校对其监督管理。
    措施：在坚持做好原有食堂监督管理的同时，引入食堂采购监督管理系统，让餐饮企业的每次原材料采购种类、数量、价格、采购地点、销售者、联系电话一并录入采购系统，定期或者不定期对其进行抽查监督，杜绝其随意采购来路不明的食材原料，同时还能根据其上报的数据了解食材原材料的价格变化，通过成本核算及时调整食品售卖价格、让利于广大师生。
    （2）公物维修管理
    现状：构建学生“一站式”服务，建立“学生综合服务大厅”，通过传统的报修、由人工纸笔记录、传递、整理各种单据、派单维修及维修公示来完成。
问题：传统的报修、维修环节中，手续繁琐，工作负荷大，易造成维修数据出错、丢失，报修人对维修进展时间及维修材料更换费用不了解等情况，难以满足现阶段教学管理规模对后勤报修维修管理的工作。
    措施：将传统的报修模式改进为网络实时报修模式，可简化操作流程，提高快捷性和准确性，便于班主任及报修人的实时查询，了解维修动态，后勤管理人员从维修当中获取相关数据，科学化安排维修人员及时解决问题。
    （3）宿舍水、电、气管理
    现状：每月定期由宿舍管理人员将水、电、气使用情况进行记录，预留1-3天通知由所住寝室学生进行核对，核对期后再由专人统计、复核、计算，并对宿舍超支情况进行张贴公示，并由班主任催收超支水、电、气费用。
问题：在宿管人员将记录交由学生核对过程中，往往大部分学生不予理睬，待公示过后，又有学生前来要求查询使用记录的情况，造成工作的不断重复；班主任催收超支费用也有不及时，由于中职学校的学生离校顶岗实习的多，不能及时催收超支费用，造成下一批住进寝室的同学费用过高，也无从查证的，最后只能由学校来买单，给学校带来不小的经济损失。
    措施：为了提高宿舍水、电、气管理的数据准确性、公开性及超支费用收取的及时性，应定期抄录统计，统一录入管理系统，学生可通过广域网及时查询核对，同时建议增加短信发送系统，对每个月涉及到超支情况的寝室，将超支信息情况发送至该寝室室长手机，这样能更好的做到信息的公开及传达，有助于学生及时了解信息，及时交纳超支费用，减少学校的经济损失。
    （4）固定资产管理
    现状：将固定资产落实到人头，建立固定资产管理卡片，定期通过人工的形式进行查验核对。
    问题：随着岗位人员的变动流动性大，如何切实加强动态管理一直是固定资产管理的难点，每一次大规模的人员变动都给固定资产管理清算带来诸多困难，造成工作量的不断重复增大。
    措施：建立各办公室、班级、教室、实训室的资产管理信息化系统，采用动态管理，建立各科室分页帐，将管理的功能下放到具体科室，以科室为单位进行统一管理核对，方便资产监管。
    （5）日常物资采购管理
    现状：传统的后勤日常物资采购程序由部门填写物资申请、领导审核、工勤人员采购、物资入库、物资领用来完成。
    问题：采购物资的数量、种类、价格等信息不能有效统计，领导对采购要求不能有效控制。
    措施：信息化的采购管理系统不能完全替代由人工来完成该项工作，但相对于传统的日常后勤物资采购，信息化的采购系统可以及时有效提高统计各部门物资用量，特别是中职学校参加技能大赛使用材料越来越多，采用信息化手段部门负责人能根据统计数据进行有效控制。
    除以上五个方面的利用信息化管理思考之外，信息化管理在学校的应用空间上其实大有可为，例：宿舍管理系统，实现学生公寓的床位、人员、公寓设备、服务等的动态管理；学生出入校门管理系统，实现跟踪管理学生请假归校管理情况等。
    三、后勤信息化管理平台建设原则
    坚持信息化管理以实用性为主。使用信息化平台的目的为优化提升后勤管理工作和提高服务质量。选择管理平台时应立足于本单位的实际需要，不要盲目选择华而不实的系统平台，而且应提前和平台开发者进行充分沟通，以期达到信息化管理平台功能应用的最大化。同时还应坚持渐进性原则，后勤信息化管理平台建设首先必须要进行长远的整体规划，结合本校后勤管理工作当中的实际情况进行准确定位，并分阶段地逐步推进。学校后勤的管理部门的进步、发展和提高是具有持续性的，这就要求开展信息化建设过程中要循序渐进。此外，在最初开发或购买信息管理系统平台时就应选择以B/S为架构开放式的、方便扩展的平台，满足今后能够进行适时性的功能更新。
    四、后勤信息化管理平台建设规划
    后勤信息化平台建设可以以岗位工作情况，按步骤实施，主要有以下几点思考
    1、在后勤管理工作中选择条件成熟、见效、急需的部门岗位先行实施，如公物报修、水电气的日常管理等。
    2、调查了解管理工作需求，与设计开发公司和各相关部门人员交换意见，初步明确信息化平台的功能要求、性能要求、可靠性要求、安全保密性要求和开发周期等，进行经济可行性和技术可行性分析。
    3、后勤信息化管理平台的试运行阶段，往往需要不断修改更新，这就要求后勤管理部门人员在管理平台运行过程中要有创新工作思路精神，在使用过程中将系统不足之处提出修改后逐步优化。
    4、完善信息化管理平台建设，加强信息化管理宣传，强化信息化管理在实际当中的应用，使信息化和部门管理运作真正融为一体。
    最后中职学校后勤信息化管理平台建设是一项需要更新观念、与时俱进、长期复杂的系统工程，应该充分认识到采取正确合理策略建设后勤信息化平台的重要意义，高度重视信息化建设的必要性，避免资金、人力浪费，充分发挥信息化管理平台的作用，是实现中职学校建设一流后勤服务和管理的支撑，是提升后勤管理服务功能最优化和效率最大化有效途径，同时也能为广大中职师生提供最优质的后勤服务。